DMS Baubranche: Dokumentenmanagement-Software für Bauunternehmen

Warum überhaupt zwei Formate?

Die deutsche E-Rechnungspflicht basiert auf der EU-Norm EN 16931. Diese Norm definiert die inhaltlichen Pflichtfelder einer E-Rechnung, lässt aber offen, in welchem konkreten Datenformat sie transportiert werden. Daraus haben sich in Deutschland zwei etablierte Formate herausgebildet: XRechnung für den öffentlichen Bereich und ZUGFeRD für das B2B-Geschäft. Beide sind vollständig EN-16931-konform – sie unterscheiden sich nur in der Verpackung.

XRechnung im Detail

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung. Der Empfänger sieht die Rechnung nur, wenn seine Software die XML in eine lesbare Ansicht rendert. Für Bauunternehmen, die für öffentliche Auftraggeber (Kommunen, Länder, Bund) arbeiten, ist XRechnung seit 2020 Pflicht – nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes.

Format: reine XML-Datei nach EN 16931 (CII- oder UBL-Syntax)
Verpflichtend im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern
Übertragung typischerweise über Peppol oder ein zentrales Rechnungseingangsportal (ZRE, OZG-RE)
Kein sichtbares PDF – reine Maschinenlesbarkeit

ZUGFeRD im Detail

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein Hybrid-Format: Eine sichtbare PDF/A-3-Rechnung, in die die maschinenlesbare XML-Datei nach EN 16931 eingebettet ist. Für Bauunternehmen, die im klassischen B2B mit privaten Kunden oder anderen Betrieben arbeiten, ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl – weil auch Empfänger ohne E-Rechnungs-Software die PDF wie gewohnt öffnen können.

Format: PDF/A-3 mit eingebetteter XML nach EN 16931
Ab Version 2.0.1 zulässig als E-Rechnung nach Wachstumschancengesetz
Zulässige Profile: EN 16931, XRECHNUNG, EXTENDED
Nicht zulässig: ZUGFeRD 1.0, Profile BASIC-WL und MINIMUM

Direkter Vergleich

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD 2.x
Dateiformat	reine XML	PDF/A-3 + eingebettete XML
Visuell lesbar	nein (nur mit Viewer)	ja, wie normales PDF
Norm	EN 16931	EN 16931
Öffentliche Auftraggeber	Pflicht	zulässig (Profil XRECHNUNG)
Übertragung	Peppol, ZRE, OZG-RE	E-Mail, Peppol, Portal
Empfängerfreundlich	nur mit Software	für alle sofort lesbar

Was ist Peppol – und brauche ich das?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europäisches Netzwerk zur direkten Übertragung von E-Rechnungen zwischen Sender und Empfänger – ohne E-Mail-Anhang. Für Bauunternehmen mit öffentlichen Auftraggebern wird Peppol immer wichtiger; für rein private B2B-Kunden ist es aktuell noch nicht zwingend nötig, aber ein sinnvoller Zukunfts-Standard.

Empfehlung für Bauunternehmen

Legen Sie sich nicht auf ein Format fest, sondern richten Sie Ihren Prozess so ein, dass beide Formate sauber ausgestellt, versendet und empfangen werden. Wichtig zu wissen: Die eigentliche E-Rechnungs-Datei entsteht in Ihrem Bau-ERP oder Fakturierungs-System (z. B. BauSU, BRZ, Diamant, ADDISON) – DocuWare erzeugt aktuell keine XRechnung oder ZUGFeRD selbst, übernimmt dafür aber Versand, Empfang und Archivierung. In der Praxis heißt das:

Öffentliche Auftraggeber: XRechnung im ERP erzeugen, per Peppol aus DocuWare versenden
Private B2B-Kunden: ZUGFeRD 2.x im ERP erzeugen und per Peppol versenden – Empfänger sehen ein normales PDF
Empfang: Peppol-Postfach + E-Mail-Postfach, alle Formate landen automatisch in DocuWare

So läuft E-Rechnung mit DocuWare in der Praxis

DocuWare erzeugt selbst keine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei – das übernimmt Ihr Bau-ERP oder Fakturierungs-System. DocuWare versendet die fertigen E-Rechnungen anschließend über das Peppol-Netzwerk, empfängt eingehende E-Rechnungen per Peppol oder E-Mail, liest die XML-Daten aus, ordnet sie dem passenden Bauprojekt und Kostenträger in Ihrer digitalen Bauakte zu und startet den Freigabe-Workflow.

Zur E-Rechnungs-Lösung

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei nach EU-Norm EN 16931 – ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: Es kombiniert eine sichtbare PDF/A-3-Rechnung mit einer maschinenlesbaren XML-Datei im selben Dokument. Beide Formate erfüllen die deutsche E-Rechnungspflicht ab 2027.

Welches Format soll ich als Bauunternehmen wählen?

Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung Pflicht. Für den B2B-Bereich mit privaten Auftraggebern und Subunternehmern ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 oft praktischer, weil Empfänger die Rechnung wie eine gewohnte PDF öffnen können. Die Datei selbst wird in Ihrem Bau-ERP oder Fakturierungs-System erzeugt – DocuWare übernimmt anschließend den Versand über das Peppol-Netzwerk sowie den GoBD-konformen Empfang und die Archivierung.

Ist ZUGFeRD 1.0 noch zulässig?

Nein. Nur ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profile EN 16931 / XRechnung / Extended) erfüllt die deutsche E-Rechnungspflicht. Ältere Versionen (ZUGFeRD 1.0) und die Profile BASIC-WL und MINIMUM gelten rechtlich nicht als E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes.

Was ist Peppol und brauche ich das?

Peppol ist ein europäisches Netzwerk zur direkten Übertragung von E-Rechnungen zwischen Sender und Empfänger – ohne E-Mail-Anhang. Ab 2028 wird Peppol für viele öffentliche Auftraggeber Pflicht. Bauunternehmen, die für Kommunen oder Bundesbehörden arbeiten, sollten frühzeitig einen Peppol-Zugang einrichten.

Kann ich E-Rechnungen einfach per E-Mail versenden?

Ja, das ist zulässig – die XRechnung-XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF wird als Anhang verschickt. Der Empfänger muss die E-Rechnung dann in seinem System einlesen. Komfortabler und fehlerärmer ist der Versand über Peppol, weil dort strukturierte Daten direkt zwischen den Systemen übertragen werden.

XRechnung vs. ZUGFeRD: E-Rechnungsformate im Vergleich