Empfangen, prüfen und archivieren Sie elektronische Rechnungen rechtskonform – automatisiert mit DocuWare. Nicht nur für Bauunternehmen, sondern für jede Branche.
Beratung anfragenSeit 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen – auch Bauunternehmen – E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1) empfangen und verarbeiten können. Ab 2027 wird der elektronische Versand für Unternehmen über 800.000 € Umsatz Pflicht, ab 2028 für alle. Ein DMS mit DocuWare erfüllt Empfang, GoBD-konforme Archivierung und Übergabe an BauSU, BRZ, Diamant oder ADDISON automatisch.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung beim Empfänger ermöglicht – ohne manuelles Abtippen.
Daten liegen maschinenlesbar vor (XML), nicht als Bild oder PDF. Dadurch können sie direkt in Software-Systeme übernommen werden.
Entspricht den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 sowie den deutschen Vorgaben aus dem Wachstumschancengesetz.
Empfang, Prüfung, Freigabe und Archivierung lassen sich vollständig digital abbilden – schneller und fehlerärmer.
Rein strukturiertes XML-Format, entwickelt für den öffentlichen Auftraggeber in Deutschland. Pflicht im Geschäftsverkehr mit Bundesbehörden.
Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten. Für Menschen lesbar und maschinell verarbeitbar zugleich.
Wichtig: Eine reine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Sie gilt als „sonstige Rechnung".
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht. Wer jetzt vorbereitet ist, vermeidet Stress und Strafen.
Jedes B2B-Unternehmen in Deutschland muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren – unabhängig von der Größe.
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin versendet werden.
Größere Unternehmen müssen E-Rechnungen aktiv im strukturierten Format versenden.
Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen senden und empfangen können.
DocuWare nimmt Ihnen die komplette E-Rechnungs-Verarbeitung ab – vom Empfang über die Prüfung bis zur gesetzeskonformen Archivierung.
Automatischer Eingang aus E-Mail-Postfächern, Peppol-Netzwerk oder Lieferantenportalen direkt in DocuWare.
XRechnung & ZUGFeRD werden ausgelesen, Felder wie Lieferant, Betrag und USt automatisch indexiert.
Digitale Workflows leiten die Rechnung an die richtigen Personen – mit Vertretungsregeln und Eskalation.
GoBD-konforme, revisionssichere und unveränderbare Ablage über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
DocuWare prüft automatisch, ob alle gesetzlich geforderten Felder einer E-Rechnung vorhanden und plausibel sind.
Auch reine XRechnungen werden lesbar dargestellt – Ihre Mitarbeiter sehen sofort, worum es geht.
Automatischer Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen – inkl. Toleranzregeln.
Geprüfte Rechnungen werden inkl. Buchungsdaten an DATEV, ADDISON, Diamant, BRZ, BauSU u. a. übergeben.
Fristen werden überwacht und priorisiert – Sie verpassen keine Skontofrist mehr.
Freigaben unterwegs per App – ideal für Geschäftsführung und Bauleiter auf der Baustelle.
Mit dem DocuWare E-Invoicing Service erfüllen Sie nicht nur die deutschen Vorgaben, sondern sind auch international und für die kommende E-Reporting-Pflicht vorbereitet.
Über einen Peppol Access Point erreichen Sie alle angebundenen Geschäftspartner – ohne aufwändige Einzelverbindungen wie bei klassischem EDI. Sicher, standardisiert und kosteneffizient.
E-Rechnungen werden technisch und inhaltlich gemäß den Vorgaben des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 validiert. Der Validierungsbericht wird als separates Dokument zur E-Rechnung archiviert.
Konform mit den gesetzlichen Anforderungen u. a. in Deutschland, Belgien, Frankreich, Polen, Spanien und Italien – ideal für Unternehmen mit internationalen Lieferanten oder Kunden.
Gesetze und Formate ändern sich. Der DocuWare E-Invoicing Service wird laufend aktualisiert – Sie bleiben automatisch konform, ohne eigene Anpassungen vornehmen zu müssen.
Die E-Rechnung ist nur der erste Schritt. Die EU-Initiative ViDA („VAT in the Digital Age") führt schrittweise zu einer Echtzeit-Übermittlung steuerrelevanter Daten an die Finanzbehörden.
Strukturierter Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen – Empfangspflicht in Deutschland seit 2025.
Steuerbehörden erhalten direkten, zeitnahen Einblick in steuerrelevante Geschäftsvorfälle – ohne Zwischeninstanzen.
Vollautomatisierte Besteuerung, Buchhaltung und Reporting auf Basis strukturierter Daten und KI.
Wer heute auf den DocuWare E-Invoicing Service setzt, ist für die kommenden Stufen automatisch vorbereitet.
Mit DocuWare wird die E-Rechnung vom Pflichtthema zum echten Effizienzgewinn.
weniger Bearbeitungszeit pro Rechnung
GoBD-konforme Archivierung
manuelle Übertragungsfehler
Zugriff von überall
Wir setzen DocuWare für E-Rechnungen branchenübergreifend um – vom mittelständischen Industriebetrieb über Dienstleister bis hin zum Handel.
Eingangsrechnungen mit Projektzuordnung, Nachunternehmer und Freistellungsbescheinigungen.
Hohe Rechnungsvolumen automatisiert verarbeiten und in das ERP übergeben.
Kanzleien, Agenturen, Verwaltungen – branchenunabhängige E-Rechnungs-Workflows.
Wir beraten Branchen über die Bauwirtschaft hinaus. Weitere Informationen zu unseren Leistungen finden Sie auf unserer Unternehmenswebsite.