E-Rechnungspflicht 2027: Was Bauunternehmen jetzt tun müssen
Am 1. Januar 2027 startet die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht in Deutschland: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen dann aktiv E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen. Für die meisten mittelständischen Bauunternehmen heißt das: Jetzt ist der Zeitpunkt, die Prozesse endgültig umzustellen – sonst drohen Zahlungsausfälle, verlorene Vorsteuer und Ärger bei der Betriebsprüfung.
Kurz erklärt
Ab dem 1. Januar 2027 müssen deutsche Unternehmen im B2B-Bereich mit über 800.000 € Jahresumsatz E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1) ausstellen. Reine PDFs sind für diese Gruppe dann nicht mehr zulässig. Bauunternehmen sollten 4–8 Wochen Einführungszeit einplanen und ihre ERP-Schnittstelle (BauSU, BRZ, Diamant oder ADDISON) sowie einen digitalen Freigabe-Workflow rechtzeitig vorbereiten.
1. Was ändert sich am 1. Januar 2027?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für das Ausstellen galt bislang eine Übergangsregel: Papier- und PDF-Rechnungen waren mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig.
Diese Übergangsregel endet für die meisten Betriebe am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss aktiv E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen – und zwar für alle inländischen B2B-Umsätze.
Die meisten mittelständischen Bauunternehmen liegen deutlich über dieser Grenze und sind damit ab 2027 vollständig in der Pflicht.
2. Der komplette Zeitplan der E-Rechnungspflicht
Empfangspflicht für alle
Jedes Unternehmen im B2B – auch jedes Bauunternehmen – muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Ausstellungspflicht ab 800.000 € Umsatz
Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen aktiv E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen. Betrifft die meisten mittelständischen Bauunternehmen.
Ausstellungspflicht für alle
Auch kleinere Betriebe unter 800.000 € Jahresumsatz müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. PDF- und Papier-Rechnungen sind dann endgültig unzulässig.
3. Welche Formate sind zulässig?
Eine E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird und der EU-Norm EN 16931 entspricht. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderung nicht.
XRechnung
Reine XML-Datei nach EU-Norm EN 16931. Standard im öffentlichen Auftragswesen und bei Kommunen.
ZUGFeRD ab 2.0.1
Hybrid aus PDF und eingebettetem XML. Für den Empfänger optisch lesbar wie ein PDF, für Systeme maschinell auswertbar.
Peppol BIS Billing 3.0
Europäisches Netzwerk zur direkten Übertragung von E-Rechnungen zwischen Sender und Empfänger – ohne E-Mail-Anhang.
Für kleinere Betriebe unter 800.000 € Jahresumsatz gilt die PDF-Übergangsregel noch bis Ende 2027. Ab 1. Januar 2028 sind auch dort strukturierte E-Rechnungen Pflicht.
4. Warum die Baubranche besonders betroffen ist
Bauunternehmen haben typischerweise eine hohe Zahl an Eingangsrechnungen von Subunternehmern, Lieferanten und Nachunternehmern. Diese Rechnungen müssen künftig alle strukturiert eingehen, projektbezogen zugeordnet und mehrstufig freigegeben werden – oft mit Beteiligung von Bauleitern, die tagelang auf der Baustelle sind.
- Öffentliche Auftraggeber verlangen bereits heute konsequent XRechnungen – ohne strukturierten Ausgang keine Zahlung.
- Freistellungsbescheinigung & Bauabzugsteuer müssen weiterhin dokumentiert werden – idealerweise direkt am digitalen Rechnungsbeleg.
- Bau-ERP-Systeme (BauSU, BRZ, Diamant, ADDISON) müssen die strukturierten Daten sauber übernehmen – Zuordnung zu Kostenträger, Projekt und Nachtrag inklusive.
- Mobile Freigaben von der Baustelle werden Pflicht – klassische Papier-Umläufe funktionieren mit E-Rechnungen nicht mehr.
5. Wie DocuWare die Umsetzung übernimmt
Eine DocuWare-basierte DMS-Lösung deckt den gesamten E-Rechnungsprozess ab – vom Empfang über die Freigabe bis zur GoBD-konformen Archivierung und Übergabe an das Bau-ERP:
Automatischer Empfang
E-Rechnungen kommen per E-Mail-Postfach, Upload oder Peppol-Netzwerk ins System und werden sofort strukturiert ausgelesen.
Projektbezogene Zuordnung
Jede Rechnung wird automatisch dem passenden Bauprojekt, Kostenträger und Nachtrag zugeordnet.
Digitaler Freigabe-Workflow
Bauleiter geben Rechnungen mobil per Smartphone frei – auch mit unterschriftpflichtiger Zweitfreigabe.
GoBD-konforme Archivierung
XML und PDF werden gemeinsam unveränderbar archiviert – siehe GoBD-Archivierung.
Ausgangsrechnungen im richtigen Format
Ausstellung als XRechnung oder ZUGFeRD 2.x direkt aus dem System – inklusive Peppol-Versand.
Mehr dazu auf der E-Rechnungs-Übersichtsseite.
6. Checkliste: Sind Sie bereit für 2027?
Prüfen Sie ehrlich, ob Ihr Unternehmen die folgenden sechs Punkte heute schon erfüllt. Alles, was Sie mit „Nein" beantworten, sollte in den nächsten Wochen angegangen werden – nicht erst im Dezember 2026.
7. Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027
Was ändert sich zum 1. Januar 2027 bei der E-Rechnungspflicht?
Ab dem 1. Januar 2027 endet die Übergangsregel für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Sie müssen im B2B-Geschäft E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1) ausstellen. Reine PDF- oder Papierrechnungen sind für diese Unternehmen dann nicht mehr zulässig.
Bin ich als Bauunternehmen von der Stufe ab 2027 betroffen?
Die meisten mittelständischen Bauunternehmen sind betroffen, da sie in der Regel deutlich über der 800.000-Euro-Umsatzgrenze liegen. Bereits seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Bauunternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 kommt für die meisten Betriebe die aktive Ausstellungspflicht dazu.
Reicht eine PDF-Rechnung ab 2027 noch aus?
Nein. Ein reines PDF ist nach dem Wachstumschancengesetz keine E-Rechnung. Zulässig sind nur strukturierte Formate wie XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Hybrid aus PDF und eingebettetem XML). Für kleinere Betriebe unter 800.000 Euro Jahresumsatz gilt die PDF-Übergangsregel noch bis Ende 2027.
Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht umsetze?
Rechnungen, die nicht dem gesetzlichen Format entsprechen, gelten als nicht ordnungsgemäß ausgestellt. Der Rechnungsempfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren und wird die Zahlung häufig verweigern, bis eine korrekte E-Rechnung vorliegt. Zusätzlich drohen Bußgelder und Probleme bei der Betriebsprüfung wegen Verstoßes gegen die GoBD.
Wie hilft ein DMS wie DocuWare bei der E-Rechnungspflicht?
Ein DMS empfängt E-Rechnungen automatisch per Peppol oder E-Mail-Postfach, liest die strukturierten XML-Daten aus, ordnet sie dem passenden Projekt und Kostenträger zu und startet den Freigabe-Workflow. Gleichzeitig erzeugt es aus Ihren Ausgangsrechnungen valide XRechnungs- oder ZUGFeRD-Dateien und archiviert alles GoBD-konform.
Wie lange dauert die Einführung einer E-Rechnungslösung im Bauunternehmen?
Eine professionelle E-Rechnungslösung auf DocuWare-Basis lässt sich für Bauunternehmen in 4–8 Wochen produktiv einführen – inklusive Anbindung an das bestehende Bau-ERP (BauSU, BRZ, Diamant oder ADDISON), Freigabe-Workflows und Peppol-Netzwerk. Wer jetzt startet, ist rechtzeitig vor dem 1. Januar 2027 sicher aufgestellt.
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